B2B Onboarding verbeteren? Dit zijn de voordelen van automatisering

Nieuwe klanten binnenhalen is een belangrijk onderdeel van uw business, maar het echte succes begint pas daarna: bij de onboarding. In B2B is dit een cruciale fase waarin u laat zien dat de belofte tijdens het verkoopproces ook daadwerkelijk waargemaakt kan worden.

Toch zien we dat veel organisaties worstelen met een soepel onboardingproces. Handmatige stappen, lange doorlooptijden en versnipperde communicatie zorgen vaak voor frustratie bij zowel klanten als medewerkers. Het gevolg is dat klanten niet de waarde ervaren die zij verwachten, sneller afhaken of het vertrouwen in uw organisatie verliezen.

Een sterk onboardingproces voorkomt dit. Door automatisering slim in te zetten, verkort u de doorlooptijd, verbetert u de klantbeleving en legt u direct een stevige basis voor een langdurige samenwerking. In dit artikel leest u hoe u dit aanpakt, welke fouten u moet vermijden en hoe automatisering zorgt voor een gestroomlijnde start van iedere nieuwe klantrelatie.

Wat is B2B onboarding en waarom is het zo belangrijk?

B2B onboarding is het proces waarin nieuwe zakelijke klanten kennismaken met uw bedrijf, uw producten en uw werkwijze. Anders dan bij B2C gaat het vaak om meerdere stakeholders, grotere contracten en complexere processen. Dat maakt een gestructureerde aanpak noodzakelijk.

Uw klanten verwachten dat hun onboarding helder, overzichtelijk en efficiënt verloopt. Zij willen dat hun gegevens direct correct worden verwerkt, dat de communicatie transparant is en dat zij zonder drempels aan de slag kunnen met uw oplossing. Wanneer uw onboarding goed is ingericht, merkt u dat klanten sneller vertrouwen krijgen in uw dienstverlening. Zij zien eerder resultaat van hun investering en dat verhoogt de kans dat zij langdurig klant blijven. 

Een goed onboardingproces verkort bovendien de zogenaamde “time-to-value”: de periode waarin een klant daadwerkelijk de meerwaarde van uw product of dienst ervaart. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven met een professioneel ingericht onboardingproces tot 30% hogere klantretentie realiseren.

De grootste uitdagingen bij B2B onboarding

Veel bedrijven lopen tegen dezelfde problemen aan bij B2B onboarding. Vaak is het proces versnipperd en afhankelijk van losse handelingen van verschillende afdelingen. Sales levert klantinformatie handmatig aan, marketing probeert dit om te zetten in communicatie, en de serviceafdeling krijgt pas laat inzicht in de situatie. Dit leidt tot een rommelig proces waarin fouten ontstaan en klanten zich onvoldoende begeleid voelen.

Daarnaast ontbreekt het vaak aan actuele en betrouwbare data. Klantinformatie staat verspreid over verschillende systemen, waardoor medewerkers niet altijd weten of zij met de juiste gegevens werken. Dat zorgt voor vertraging en frustratie. Ook bieden veel bedrijven geen duidelijk stappenplan aan hun klanten. Nieuwe klanten weten daardoor niet goed wat zij kunnen verwachten, welke rol zij zelf spelen en wanneer zij resultaat mogen zien.

Door deze uitdagingen is de kans groot dat klanten in de eerste fase van de samenwerking teleurgesteld raken. En juist die eerste indruk is bepalend. Met een slim geautomatiseerd proces voorkomt u dit soort problemen en creëert u een onboarding die voorspelbaar, transparant en klantgericht is.

Hoe automatisering B2B onboarding versnelt

Data automatisch synchroniseren

Een van de grootste knelpunten bij onboarding is inconsistente klantdata. Door uw CRM, ERP en marketingtools aan elkaar te koppelen, zorgt u ervoor dat gegevens automatisch synchroon lopen. 

Nieuwe informatie die sales invoert, is direct beschikbaar voor marketing en service. Dit voorkomt fouten en geeft klanten vanaf de eerste dag het vertrouwen dat uw organisatie grip heeft op de samenwerking.

Marketing workflows inrichten

Een geautomatiseerde e-mailserie kan veel waarde toevoegen tijdens onboarding. Denk aan een welkomstmail, een korte uitlegvideo, een handleiding en een serie met tips en veelgestelde vragen. 

Zo ontvangen klanten stap voor stap de juiste informatie, zonder dat uw medewerkers dit handmatig hoeven te versturen. Het resultaat is dat klanten zich beter begeleid voelen en uw team meer tijd overhoudt voor persoonlijk contact op de momenten die er echt toe doen.

Taken en rollen toewijzen

Met behulp van projectmanagementsoftware legt u duidelijk vast wie verantwoordelijk is voor welke taak tijdens onboarding. Sales draagt de klant over, het onboardingteam begeleidt de implementatie en support staat klaar voor vragen. 

Door dit proces in workflows te automatiseren, weet iedereen wat er moet gebeuren en wanneer. Dit voorkomt misverstanden en onnodige vertragingen.

Selfservice aanbieden

Veel klanten willen tegenwoordig zelfstandig aan de slag. Een online portaal of kennisbank geeft hen de mogelijkheid om antwoorden te vinden zonder direct contact met support. Denk aan handleidingen, instructievideo’s en een sectie met veelgestelde vragen die 24/7 beschikbaar zijn. Dit verkort de reactietijd en maakt de klantervaring een stuk aangenamer.

Stappenplan voor een succesvolle B2B onboarding

1. Analyseer uw huidige processen – Breng in kaart waar de meeste vertragingen en fouten ontstaan. Vaak liggen de grootste knelpunten bij data-overdracht en communicatie.

2. Breng de klantreis in kaart – Kijk vanuit het perspectief van de klant. Welke contactmomenten zijn cruciaal in de eerste 90 dagen en hoe zorgt u ervoor dat die soepel verlopen?

3. Automatiseer terugkerende taken – Van standaard e-mails tot het verwerken van klantgegevens: alles wat regelmatig terugkomt, kunt u automatiseren.

4. Monitor KPI’s – Houd cijfers bij zoals time-to-value, klanttevredenheid en het aantal supporttickets. Alleen door te meten, kunt u gericht verbeteren.

5. Optimaliseer continu – Onboarding is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces dat u steeds verder kunt verfijnen. Verzamel feedback van klanten en pas uw proces hierop aan.

Door deze stappen te volgen, bouwt u aan een onboardingproces dat zowel schaalbaar als betrouwbaar is.

Veelgemaakte fouten in B2B onboarding

• Geen duidelijk aanspreekpunt voor de klant, waardoor communicatie versnipperd verloopt.

• Te veel informatie in één keer aanbieden, waardoor klanten overweldigd raken.

• Onvoldoende meten of klanten de waarde al ervaren, waardoor problemen pas te laat zichtbaar worden.

• Te veel vertrouwen op automatisering en te weinig persoonlijke aandacht bieden.

Wilt u naast een efficiënt onboardingproces ook sneller nieuwe klanten bereiken? Dan is het interessant om te kijken naar adressen kopen. Hiermee richt u uw marketingcampagnes direct op de juiste doelgroep en vergroot u de kans op succesvolle acquisitie.

Maak uw gratis account aan en ontvang 25 leads om het te proberen. Ontdek hoe eenvoudig het is om nieuwe klanten te bereiken met actuele en betrouwbare bedrijfsgegevens.

Heeft u snel een adressenbestand nodig? Selecteer uw doelgroep en ontvang binnen no time, zonder accountregistratie, uw persoonlijke bedrijfsadressen inclusief contactpersonen in een Excel-bestand.